Les champs propres à votre école

Tout ce que votre école enregistre et qui n’est pas sur le formulaire d’ajout d’un élève, comme une maison, une école précédente ou une ligne de transport, peut devenir un champ à vous. Vous pouvez en avoir jusqu’à 25.

Ajouter un champ

Le promoteur ou un administrateur ouvre Paramètres → Champs de l’élève. Sous Champs personnalisés, appuyez sur Ajouter un champ :

1. Donnez-lui un nom (ce que le personnel verra, et le nom de la colonne à l’import).
2. Choisissez son type : texte court, texte long, nombre, date, choix dans une liste (saisissez les options) ou oui/non.
3. Ajoutez un texte d’aide si le personnel a besoin d’une indication.
4. Activez Obligatoire si chaque élève doit l’avoir.
5. Activez Information restreinte pour tout ce qui est privé (santé, situation familiale, croyances).

Les noms et les options apparaissent exactement comme vous les avez saisis, dans toutes les langues.

Où il apparaît

Sur Ajouter un élève et Modifier l’élève, dans une carte Informations complémentaires, et sur la fiche de l’élève sous Informations complémentaires. Un champ restreint se trouve plutôt dans Informations restreintes, à côté de la religion : seul le personnel autorisé à voir la religion peut le voir ou le modifier, et il n’apparaît jamais dans l’export de la liste des élèves.

Champs obligatoires

Un champ obligatoire doit être rempli à l’ajout ou à la modification d’un élève, et dans chaque ligne importée. Les élèves déjà enregistrés ne sont concernés que lorsque quelqu’un les modifie. Vous pouvez aussi rendre obligatoires État d’origine et LGA, Lieu de naissance et Religion avec l’interrupteur sous chacun.

Modifier, archiver, supprimer

Utilisez ⋮ sur un champ :

• Modifier change le nom, le texte d’aide, les options, Obligatoire ou Restreint. Dès qu’un élève a une valeur, le type ne peut plus changer : archivez le champ et ajoutez-en un nouveau. Une option que des élèves ont déjà peut être archivée (ils la gardent, personne ne peut plus la choisir), mais pas retirée.
• Monter / Descendre change l’ordre sur les formulaires.
• Archiver retire le champ des formulaires et du modèle d’import. Rien n’est perdu : les élèves gardent leurs valeurs, en lecture seule sur la fiche, et Restaurer fait revenir le champ.
• Supprimer ne fonctionne que tant qu’aucun élève n’a rempli le champ. Sinon, l’option est grisée : archivez-le plutôt.

Importer et exporter

Téléchargez le modèle sur Importer des élèves : vos champs y sont en colonnes, avec une note sur chacune. Nommez une colonne exactement comme le champ et elle est reconnue toute seule. Pour un choix, écrivez le nom de l’option ; pour oui/non, écrivez oui ou non ; les dates en JJ/MM/AAAA.

• Une valeur illisible n’empêche jamais l’ajout de l’élève : le champ est laissé vide et l’aperçu le liste sous Importé avec un champ laissé vide.
• Une ligne sans un champ obligatoire n’est pas importée, et l’aperçu nomme le champ.
• Les champs restreints ne sont enregistrés que si vous pouvez modifier les informations restreintes ; sinon, l’aperçu indique qu’ils ne l’ont pas été.

L’Export de la liste des élèves ajoute vos champs en colonnes (jamais les restreints), et le fichier se réimporte tel quel. Export des données propose deux fichiers : les champs que vous avez ajoutés, et les valeurs de chaque élève.

Hors ligne

Vos champs et leurs valeurs (sauf les restreints) sont gardés sur l’appareil : les formulaires et la fiche fonctionnent sans connexion, et un élève ajouté hors ligne arrive avec ses valeurs. Modifier les champs, modifier des valeurs sur la fiche et les champs restreints demandent une connexion.