Politique de confidentialité

Palmgrade est un produit de Cevatronic Systems Limited (RC 9750428), société de droit nigérian. Dans la présente politique, « Palmgrade », « nous » et « notre » désignent Cevatronic Systems Limited en tant qu’exploitante de la plateforme Palmgrade. Nous nous engageons à protéger la vie privée et les données personnelles de tous les utilisateurs, notamment les élèves, les parents, les enseignants et les administrateurs des écoles. La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, communiquons et protégeons vos informations, conformément à la loi nigériane de 2023 sur la protection des données (Nigeria Data Protection Act, « NDPA »), à sa directive générale d’application et de mise en œuvre de 2025 (General Application and Implementation Directive, « GAID ») et aux autres lois applicables.

1. Informations que nous collectons

Nous collectons les types d’informations suivants :

• Informations d’identification personnelle : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, numéros de pièces d’identité officielles
• Informations scolaires : dossiers des élèves, notes, présences, résultats d’examens, emplois du temps
• Informations sur les parents ou tuteurs : coordonnées, lien avec l’élève, informations de paiement
• Informations techniques : adresse IP, type de navigateur, informations sur l’appareil, données d’utilisation
• Informations financières : informations de paiement, historique des transactions (traitées par des passerelles de paiement tierces sécurisées)
• Photos de vérification par webcam pendant les examens : pour les examens où une école a activé la vérification d’identité par webcam, des photos périodiques de l’élève prises pendant l’épreuve, ainsi que des photos déclenchées par une activité suspecte (par exemple le fait de quitter l’écran de l’examen). Cette fonction est facultative : chaque école décide de l’activer ou non, et pour quels examens, et un élève peut refuser la webcam sans être empêché de passer l’examen.

2. Comment nous collectons les informations

Nous collectons des informations par les moyens suivants :

• l’inscription et la création de compte
• les démarches d’inscription à l’école
• l’utilisation de notre plateforme et de nos services
• les échanges avec notre équipe d’assistance
• les cookies et technologies similaires

3. Bases juridiques du traitement (conformité à la NDPA)

En application de l’article 25 de la loi nigériane de 2023 sur la protection des données (NDPA), nous traitons vos données personnelles sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• Consentement : vous avez clairement consenti au traitement de vos données personnelles pour des finalités précises
• Contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous (par exemple la fourniture de services éducatifs)
• Obligation légale : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis
• Intérêts légitimes : le traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes (par exemple l’amélioration de nos services), sauf si vos droits prévalent

4. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos informations pour :

• fournir, exploiter et maintenir notre plateforme éducative
• traiter les frais de scolarité et les autres opérations financières
• éditer des bulletins et des relevés de notes
• communiquer avec les parents sur les progrès des élèves et la vie de l’école
• envoyer des notifications concernant les examens, les résultats et les échéances de paiement
• améliorer nos services et l’expérience des utilisateurs
• respecter nos obligations légales et réglementaires

5. Partage et communication des données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager vos informations avec :

• Les écoles et établissements d’enseignement : pour faciliter les services éducatifs et la communication
• Les prestataires de services : des fournisseurs tiers qui nous aident pour le traitement des paiements, l’hébergement des données et l’assistance aux clients
• Les autorités judiciaires ou administratives : lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits

6. Transferts internationaux de données

Nos fournisseurs d’infrastructure (notamment Supabase et Vercel) hébergent les données dans des centres de données qui peuvent être situés hors du Nigeria. Lorsque des données personnelles sont transférées hors du Nigeria, nous nous appuyons sur les garanties prévues par l’article 41 de la NDPA : transfert vers un pays offrant une protection adéquate, ou garanties contractuelles appropriées telles que les clauses contractuelles types intégrées aux accords de traitement des données de nos prestataires. Pour les personnes concernées situées dans l’Union européenne ou l’EEE, des garanties équivalentes au titre du chapitre V du RGPD (décisions d’adéquation ou clauses contractuelles types) s’appliquent.

7. Conservation des données

• Comptes d’essai : si vous ne vous abonnez pas à la fin de votre essai gratuit, vos données sont conservées pendant 90 jours, puis définitivement supprimées. Nous vous envoyons un e-mail avant la suppression afin de vous laisser le temps de vous abonner et de conserver vos données.
• Abonnés actifs : vos données sont conservées pendant toute la durée de votre abonnement actif. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment.
• Abonnements résiliés ou expirés : si votre abonnement payant prend fin (par résiliation ou non-renouvellement), vos données sont conservées pendant 12 mois afin de permettre une réactivation, ce qui couvre une année scolaire : une école qui saute un trimestre peut revenir sans rien perdre. Nous vous envoyons un e-mail avant la suppression. Au-delà de cette période, toutes les données sont définitivement supprimées.
• Demandes de suppression : vous pouvez demander la suppression immédiate de votre compte et de toutes les données associées en écrivant à dpo@palmgrade.com. Nous traitons ces demandes dans un délai de 30 jours.
• Photos de vérification par webcam pendant les examens : conservées de 30 à 90 jours après leur capture (60 jours par défaut ; chaque école peut fixer sa propre durée dans cet intervalle), puis supprimées automatiquement et définitivement.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l’accès non autorisé, l’altération, la divulgation ou la destruction. Elles comprennent le chiffrement, des contrôles d’accès, des audits de sécurité réguliers et la formation du personnel.

9. Protection des données des enfants

Notre plateforme traite les données personnelles des élèves, qui sont généralement mineurs (moins de 18 ans selon le droit nigérian). Nous agissons en tant que sous-traitant de ces informations pour le compte de l’école, qui est le responsable du traitement. Il appartient aux écoles d’établir la base juridique du traitement des données des élèves, y compris de recueillir le consentement des parents ou tuteurs lorsque cela est requis, avant de les fournir à Palmgrade. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles directement auprès d’enfants sans l’autorisation de l’école. Les parents doivent s’adresser directement à l’école de leur enfant pour consulter, corriger ou supprimer les dossiers des élèves. Les photos de vérification par webcam pendant les examens sont une forme de donnée d’élève proche de la biométrie et sont soumises à la même exigence : la fonction est facultative pour chaque école, l’élève voit un avis et peut refuser la webcam sans être empêché de passer l’examen, et l’école, en tant que responsable du traitement, reste responsable de ses propres obligations de consentement des parents ou tuteurs avant de l’activer. Notre avis affiché à l’élève dans l’application est un niveau de transparence supplémentaire, et non un substitut à la procédure de consentement de l’école.

10. Vos droits au titre de la NDPA

En tant que personne concernée au sens de la loi nigériane de 2023 sur la protection des données (NDPA), vous disposez des droits suivants :

• Droit d’être informé de l’utilisation de vos données
• Droit d’accès à vos données personnelles
• Droit de rectification des données inexactes
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition au traitement
• Droits relatifs à la prise de décision automatisée y compris le profilage

11. Comment exercer vos droits

Pour exercer l’un de vos droits en matière de protection des données, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées ci-dessous. Nous répondrons à votre demande dans le délai prévu par la NDPA (en général dans un délai d’un mois).

12. Réclamations auprès de la NDPC

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données n’ont pas été respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nigériane de protection des données (Nigeria Data Protection Commission, NDPC) sur www.ndpc.gov.ng. Si vous vous trouvez hors du Nigeria, vous pouvez également avoir le droit d’adresser une réclamation à l’autorité de protection des données de votre propre pays.

13. Champ d’application territorial et visiteurs de l’UE et de l’EEE

Palmgrade s’adresse aux écoles et aux utilisateurs du Nigeria et d’autres pays d’Afrique ; nous ne ciblons pas activement l’Union européenne ni l’Espace économique européen (UE/EEE). Lorsque nous traitons des données personnelles de personnes situées dans l’UE ou l’EEE, nous le faisons conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) : nos bases juridiques correspondent à celles de l’article 3 (article 6 du RGPD), vous disposez des droits décrits ci-dessus, les transferts internationaux sont encadrés comme indiqué à l’article 6, et vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.

14. Contact pour la protection des données

Pour toute question sur la présente politique, ou pour exercer vos droits en matière de protection des données, contactez notre équipe chargée de la protection des données à dpo@palmgrade.com. Si vous êtes parent ou élève, contactez également votre école, qui est responsable du traitement des dossiers des élèves et peut traiter les demandes pour votre compte.

15. Langue de la présente politique

La présente politique de confidentialité est rédigée en anglais. Toute traduction que nous fournissons l’est uniquement à titre indicatif ; en cas de divergence entre une traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.

Nous contacter

E-mail : dpo@palmgrade.com

Téléphone : +234 706 172 6605

Adresse : Trinity Mall, 79 Obafemi Awolowo Way, Ikeja, Lagos State 101233, Nigeria