Accord de traitement des données

Comment Palmgrade traite les données personnelles pour le compte de votre école

Cette traduction est fournie à titre indicatif. La version anglaise est l’original et fait foi : en cas de divergence entre cette traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.

Date d’entrée en vigueur : 2 novembre 2026

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

1. Rôle des parties

Le présent accord de traitement des données (l’« Accord ») fait partie des conditions d’utilisation de Palmgrade et est régi par celles-ci. Il est conclu entre Cevatronic Systems Limited (RC 9750428), société de droit nigérian et exploitante de la plateforme Palmgrade (« Palmgrade », « nous », « notre »), et l’école ou l’organisation qui utilise nos services (« vous »). Pour les données personnelles des élèves, des parents et du personnel que vous fournissez ou qui sont générées par votre utilisation de la plateforme :

Vous êtes le responsable du traitement : vous déterminez les finalités et les moyens du traitement.
Palmgrade est le sous-traitant : nous traitons ces données personnelles uniquement pour votre compte et sur vos instructions.
Lorsque vous agissez vous-même en tant que sous-traitant pour un tiers (par exemple un organisme public), Palmgrade intervient comme sous-traitant ultérieur aux mêmes conditions.

2. Définitions

Les termes tels que « données personnelles », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données personnelles » ont le sens que leur donnent la loi nigériane de 2023 sur la protection des données (Nigeria Data Protection Act, « NDPA ») et, le cas échéant, le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD).

3. Portée et nature du traitement

Objet et durée : Le traitement a lieu pendant la durée de votre abonnement et pendant les durées de conservation décrites dans notre politique de confidentialité.

Nature et finalité : Hébergement et exploitation d’une plateforme de gestion scolaire, notamment les examens sur ordinateur, les dossiers des élèves, le carnet de notes et les bulletins, le suivi des frais de scolarité et la communication entre parents et enseignants.

Types de données personnelles : Données d’identification et coordonnées, dossiers scolaires (notes, présences, résultats d’examens), informations sur les parents ou tuteurs, et données techniques ou d’utilisation limitées.

Catégories de personnes concernées : Les élèves (généralement des mineurs de moins de 18 ans), les parents ou tuteurs, les enseignants et votre personnel administratif.

4. Nos obligations en tant que sous-traitant

Palmgrade s’engage à :

traiter les données personnelles uniquement sur vos instructions documentées, y compris le présent Accord et votre utilisation de la plateforme, sauf obligation légale contraire (auquel cas nous vous en informerons, lorsque la loi le permet) ;
veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles soient tenues à la confidentialité ;
mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (voir notre page Pratiques de sécurité) ;
vous aider, compte tenu de la nature du traitement, à respecter vos propres obligations au titre de la NDPA ou du RGPD ;
ne pas vendre les données personnelles ni les utiliser à nos propres fins (par exemple à des fins publicitaires).

5. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez Palmgrade à faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants pour fournir le service. Chacun est lié par des engagements de protection des données au moins aussi protecteurs que le présent Accord :

Supabase : hébergement de la base de données, de l’authentification et du stockage des fichiers
Vercel : hébergement de l’application et diffusion des contenus
Paystack : traitement des paiements, y compris l’encaissement des frais de scolarité auprès des parents lorsque vous l’activez
Zoho : envoi des e-mails transactionnels et des e-mails liés au compte

Cette liste est exhaustive : Ce sont les seuls tiers qui traitent des données personnelles pour notre compte. Nous n’utilisons aucun service d’analyse, de publicité ou de profilage. Si nous ajoutons une nouvelle catégorie de sous-traitant ultérieur, par exemple un prestataire de SMS ou de messagerie pour envoyer des notifications aux parents, elle sera ajoutée à cette liste conformément à l’article 6 avant de traiter la moindre donnée personnelle.

6. Modification des sous-traitants ultérieurs

Nous vous informerons dans un délai raisonnable (par la plateforme ou par e-mail) de tout sous-traitant ultérieur nouveau ou remplacé avant qu’il ne commence à traiter des données personnelles, afin que vous puissiez vous y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données.

7. Aide pour les demandes des personnes concernées

Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aiderons, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées qui exercent leurs droits (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition). Si une personne concernée nous contacte directement au sujet de données que nous traitons pour vous, nous l’orienterons vers vous, en tant que responsable du traitement.

8. Violations de données personnelles

Nous vous notifierons sans retard injustifié, et en tout état de cause dans les 48 heures suivant la confirmation d’une violation de données personnelles touchant vos données, et vous fournirons les informations raisonnablement nécessaires pour remplir vos propres obligations de notification. Ce délai est volontairement plus court que les 72 heures dont vous pouvez disposer pour notifier la NDPC (l’autorité nigériane de protection des données), afin de vous laisser le temps d’évaluer la situation et de la déclarer. Si tous les faits ne sont pas encore établis, nous vous communiquerons ce que nous savons dans ce délai et vous tiendrons informé au fil de l’enquête, plutôt que de retarder la première notification. Notre page Pratiques de sécurité décrit notre manière de gérer les incidents.

9. Analyses d’impact

Nous vous apporterons une aide raisonnable pour vos analyses d’impact relatives à la protection des données et pour toute consultation préalable de la NDPC ou d’une autorité de contrôle, compte tenu des informations dont nous disposons.

10. Transferts internationaux

Lorsque des données personnelles sont transférées hors du Nigeria (par exemple vers les régions où nos hébergeurs sont implantés), ces transferts reposent sur les garanties décrites à l’article 6 de notre politique de confidentialité : les mécanismes de l’article 41 de la NDPA et, pour les données de l’Union européenne et de l’EEE, les garanties du chapitre V du RGPD (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types) prévues dans les contrats de nos prestataires.

Écoles établies hors du Nigeria : Le présent Accord est rédigé au regard de la loi nigériane de 2023 sur la protection des données et de ses textes d’application, qui régissent nos traitements quel que soit le pays de nos clients. Si votre école est établie hors du Nigeria, il vous appartient, en tant que responsable du traitement, de respecter la loi sur la protection des données de votre propre pays, notamment toute formalité d’enregistrement ou de déclaration auprès de votre autorité nationale de protection des données, toute autorisation qu’elle exige avant un transfert de données personnelles hors de votre pays, et tout consentement que votre loi impose de recueillir auprès des parents, des tuteurs ou du personnel.

Comment nous vous accompagnons : Sur demande, nous vous fournirons les informations sur nos traitements dont vous ou votre autorité avez raisonnablement besoin à ces fins, notamment le lieu d’hébergement des données personnelles, la liste à jour de nos sous-traitants ultérieurs (article 5) et les mesures de sécurité que nous appliquons, et nous coopérerons raisonnablement à toute demande de votre autorité concernant nos traitements. Si votre loi exige un avenant au présent Accord propre à votre pays, nous en discuterons avec vous sur demande.

11. Restitution et suppression des données

À la résiliation ou à l’expiration de votre abonnement, nous conserverons puis supprimerons vos données personnelles conformément au calendrier de conservation de notre politique de confidentialité (y compris le délai de réactivation qui suit la fin de l’abonnement). Vous pouvez demander l’export ou la suppression anticipée de vos données en nous contactant.

12. Audits et informations

Nous mettrons à votre disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent Accord et contribuerons aux audits, notamment en fournissant la documentation pertinente de nos sous-traitants ultérieurs ou en facilitant un audit convenu d’un commun accord, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve de confidentialité et sans compromettre la sécurité de nos autres clients.

13. Ordre de priorité

Le présent Accord fait partie des conditions d’utilisation. En cas de contradiction entre le présent Accord et les conditions d’utilisation concernant le traitement des données personnelles, le présent Accord prévaut. Toutes les autres stipulations (y compris les limitations de responsabilité) restent celles des conditions d’utilisation.

14. Droit applicable

Le présent Accord est régi par le droit de la République fédérale du Nigeria, conformément aux conditions d’utilisation.

15. Langue

Le présent Accord est rédigé en anglais. Toute traduction que nous fournissons l’est uniquement à titre indicatif ; en cas de divergence entre une traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.

Nous contacter

E-mail : legal@palmgrade.com

Téléphone : +234 706 172 6605

Adresse : Trinity Mall, 79 Obafemi Awolowo Way, Ikeja, Lagos State 101233, Nigeria