Importer des élèves depuis un tableur

Élèves → Importer des élèves ajoute de nombreux élèves depuis un fichier Excel ou CSV. Rien n’est ajouté avant que vous appuyiez sur Importer dans l’aperçu.

Étapes

1. Appuyez sur Télécharger le modèle. Il contient une feuille avec trois lignes d’exemple, et une note sur les colonnes qui le demandent. Remplacez les exemples par vos élèves, un par ligne.
2. Seuls le prénom, le nom et la classe sont obligatoires. Le reste est facultatif : matricule, sexe, date de naissance, coordonnées, un parent ou tuteur, et une photo.
3. Déposez le fichier sur la page (ou cliquez pour le choisir). Votre propre tableur convient aussi : les intitulés courants sont reconnus. Si un intitulé ne l’est pas, une fenêtre demande à quel champ il correspond ; ceux qui ont été reconnus sont déjà remplis.
4. Un classeur de plusieurs feuilles demande lesquelles importer.
5. Vérifiez l’aperçu : combien de lignes sont prêtes, combien de parents, et les lignes écartées, chacune avec son numéro et la raison.
6. Appuyez sur Importer. Les lignes prêtes sont ajoutées ; les autres ne le sont pas.

Les dates se lisent jour d’abord : 04/09/2015 est le 4 septembre 2015. Une vraie date Excel fonctionne aussi. Une date vide reste vide.

Les lignes écartées, et pourquoi

• Un champ obligatoire manque.
• Le matricule est déjà utilisé dans votre école, ou par une ligne précédente du fichier.
• Une date de naissance qui n’existe pas (31/02/2015) ou qui est dans le futur.
• Un téléphone ou un e-mail non valide. Les numéros sont lus comme locaux au pays de votre école ; ajoutez l’indicatif pour un numéro d’ailleurs.
• Une URL de photo et une clé photo sur la même ligne.

Corrigez ces lignes dans votre fichier et importez-les seules de nouveau.

Une classe qui n’existe pas encore

L’aperçu liste les classes nommées dans votre fichier que votre école n’a pas. Si vous pouvez gérer les classes, créez-les là, et les lignes en attente sont vérifiées de nouveau. Sinon, l’aperçu vous invite à le demander à quelqu’un qui le peut.

Doublons possibles

Une ligne sans matricule qui correspond à un élève que vous avez déjà (même classe, mêmes prénom et nom) est mise de côté sous Doublons possibles, à côté de l’élève correspondant. Elle est ignorée sauf si vous la cochez : importer deux fois le même fichier n’ajoute donc pas tout le monde en double. Cochez-la seulement s’il s’agit vraiment d’un autre enfant. L’importation ne modifie jamais un élève existant.

Les photos

Deux façons, une par ligne :

• Clé photo : indiquez un libellé (le matricule convient bien), puis déposez les photos dans Associer les photos de l’aperçu, chacune nommée d’après sa clé (STD-2026-0001.jpg). L’aperçu indique combien correspondent et liste les fichiers sans correspondance.
• URL photo : un lien vers une image déjà en ligne. Un lien de partage Google Drive ou OneDrive ne fonctionne pas, car il ouvre une page web et non l’image ; l’élève est quand même ajouté, sans photo.

Pour les élèves déjà ajoutés, utilisez Ajouter des photos en lot.

Bon à savoir

• L’importation demande une connexion.
• Le groupe sanguin, les informations médicales et la religion ne sont enregistrés que si vous avez le droit de les modifier. Sinon, l’aperçu indique qu’ils n’ont pas été enregistrés.
• Un état, une LGA ou une religion que l’importation ne reconnaît pas n’empêche pas d’ajouter l’élève : le champ reste vide et il est listé pour que vous le complétiez plus tard.
• Si le fichier vous ferait dépasser la limite d’élèves de votre formule, l’aperçu le dit. Les élèves sont quand même ajoutés.